Kuidas vältida numeraatoriga dokumente nummerdades korduvaid või puuduvaid numbreid?

Hoia dokumentide järjekord ja numbrijada kontrolli all

Enne alustamist pane nummerdatavad dokumendid kavandatud järjekorda ja koosta kontrollnimekiri. Märgi sinna dokumendi tunnus ning lisa märge pärast dokumendi nummerdamist ja ülevaatamist. Hoia nummerdamata, kontrollimist ootavad ja kontrollitud dokumendid eraldi.

Järje hoidmiseks kasuta nimekirja või toetu mälule. Nimekiri annab nähtava ülevaate sellest, millised dokumendid on juba kontrollitud ja millised ootavad.

Valmista dokumendid ette ja kontrolli proovijäljendit

Enne alustamist pane paika nummerdatav dokumendikogum, selle järjekord ja kavandatud algusnumber. Eemalda kogumist koopiad, mis sinna ei kuulu, ning veendu, et kõik vajalikud dokumendid on olemas. Jätkatava töö puhul kontrolli eelmise tööosa viimast dokumenti ja selle numbrit, et järgmise numbri valik lähtuks tegelikust järjestusest.

Tee proovijäljend eraldi paberile. Võrdle sellel nähtavat numbrit kavandatud algusnumbriga ning vaata, kas jäljend on loetav. Proovijäljend ei pruugi numeraatori numbrit samaks jätta. Enne esimese dokumendi märgistamist kontrolli konkreetse mudeli juhendist, milline number tuleb järgmisel jäljendil. Alles seejärel alusta dokumentide nummerdamist ning märgi kontrollnimekirja tegelik algusnumber.

Kontrolli järjestust töö ajal ja iga katkestuse järel

Võrdle iga nummerdatud dokumenti kavandatud järjekorraga. Kontrolli järjestikuseid numbreid, et märgata nii kordusi kui ka vahele jäänud numbreid. Vaata samal ajal, kas jäljend on loetav. Tõsta dokument kontrollitud dokumentide hulka alles pärast mõlemat kontrolli ning uuenda siis kontrollnimekirja. Nii ei tähenda nimekirjas märge üksnes seda, et dokument sai numbri, vaid ka seda, et number ja jäljend vaadati üle.

Katkestamisel kirjuta üles viimane kontrollitud number ja jäta järgmine nummerdamist ootav dokument teistest selgelt eraldi. Töö jätkamisel või üleandmisel võrdle omavahel viimast kontrollitud dokumenti, kontrollnimekirja ja järgmist vajalikku numbrit. Kui need ei lange kokku, kontrolli dokumentide järjestust enne jätkamist. Ära jätka ainult mälu järgi, sest katkestuse järel võib kergesti kaotsi minna ülevaade sellest, milline dokument jäi pooleli.

Peata töö vea leidmisel ja kontrolli lõpetatud kogumit

Kui märkad nummerdamisel ebatäpsust, peata töö ja eralda vastav dokument. Vaata uuesti üle dokumentide järjekord ning võrdle dokumente kontrollnimekirjaga. Märgi üles, millised dokumendid on üle vaadatud, ja jätka alles siis, kui tööjärg on selge.

Töö lõpus vaata kogu kogum algusest lõpuni läbi. Kontrollnimekiri aitab dokumentide järge pidada; ainult mälu järgi töötades võib ülevaade katkeda. Hoia kontrollitud ja veel kontrollimata dokumendid eraldi.